MARKANT imprime 42.000 documentos y vouchers al día

MARKANT Handels und Service GmbH

SpoolMaster como una solución integral

MARKANT Handels und Service GmbH

MARKANT Handels und Service GmbH es una empresa de cooperación comercial filial de MARKANT AG, Suiza, con más de 100 miembros tanto mayoristas como detallistas. Su principal tarea es asegurarse de la autonomía, independencia y futuro del comercio con las compañías de tamaño mediano. MARKANT reúne el potencial de un gran número de comerciantes, situando como enfoque principal de ésta colaboración las áreas de compra, regulación central, garantías de pago, logística, marketing, comunicación, financiamiento y servicios electrónicos a través de la plataforma de Internet www.markant.net.

La regulación central en MARKANT se enfoca en el manejo financiero de la facturación y las notas de crédito de 4.660 compañías industriales a más de 100 compañías comerciales afiliadas a MARKANT. Hay un total de 294.000 documentos y vouchers por semana, o diariamente 42.000, de los cuales el 65% son procesados por medio de intercambio electrónico de datos. Esta regulación central es el punto de partida de los extensos procesos de IT, tales como almacenamiento digital, procesamiento de la información electrónica contable y condensación de los datos a nivel de miembros. No hay ningún comprobante físico. Para los miembros de MARKANT, los datos transmitidos electrónicamente son las bases del registro y la auditoría automática de cuentas y muchos más procesos.

El Reto

En el contexto del principal proyecto de IT, “European Central Regulation (ECR)”, MARKANT debió buscar una solución novedosa y segura para el futuro, con la que implementar la forma de gestionar sus salidas del sistema.

“Apuntamos bastante alto debido a la gran variedad de requerimientos que la nueva solución debía cumplir: necesitábamos un sistema central de output management para todas las aplicaciones de nuestro entorno IBM AS/400 iSeries, además debía generar eficientemente las salidas especiales requeridas por ECR”, dice Thomas Waniek, Director del IT Competence Center en MARKANT. “Paralelamente, la introducción de SoftM como nuestro sistema de gestión de inventario, anticipó una serie de requerimientos para nuestro futuro output management. Buscábamos en el mercado el sistema de output management que mejor se amoldara. Uno de los sistemas que analizamos fue SpoolMaster.”

El reto más grande era el proceso de fusión de los documentos y vouchers, internamente llamado “sorting street”. Pues significaba nada más y nada menos que reunir en un solo archivo en spool partes de documentos y vouchers completamente diferentes que además se habían creado en sistemas distintos.

El Proyecto

Pronto, comprobaron que ninguno de los sistemas de output management en el mercado dispone de la función de fusionar documentos y vouchers, al menos no en su configuración estándar. Era claro que MARKANT necesitaba un traje hecho a medida. Después de examinar el mercado por medio de la comparación de varios sistemas, MARKANT decidió en Mayo de 2001 en favor de la solución de ROHA; de la cual se efectuó la puesta en marcha real del sistema en diciembre de 2001.

Hoy en día, MARKANT utiliza SpoolMaster como sistema central de output management para sus IBM AS/400 iSeries. SpoolMaster se implementó en los sistemas AS/400 en el centro de procesamiento de datos de MARKANT ubicado en Offenburgo. Desde allí, llegan tanto los datos del centro de procesamiento para impresión como aquellos que deben tratarse de forma descentralizada para Offenburgo, Worms, Hamburgo y Hilden.

Las Ventajas

SpoolMaster le permite a MARKANT procesar electrónicamente todos sus documentos y vouchers, independientemente del formato del archivo en spool y del tipo de impresora. Además, SpoolMaster asegura el alto rendimiento en el procesamiento de más de mil documentos y vouchers, a pesar de la cantidad de datos. Un requerimiento más se cumplió: que fuera posible tanto la impresión central con impresoras de alto rendimiento como la impresión descentralizada en la red. Además, el sistema de Output Management está conectado con un sistema de archivos existente, procesando así documentos y vouchers escaneados en el formato TIF. Se implantó una nueva interfaz para el servidor de fax, al igual que para la plataforma de servicios electrónicos. Sin olvidar que MARKANT utiliza a SpoolMaster también para la segmentación inteligente de sus archivos en spool.

Cliente

MARKANT Handels und Service GmbH

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Objetivo

- Integrar el manejo de las salidas
- Fusionar diversos documentos y vouchers creados en diferentes sistemas en un solo archivo en spool
- Independizarse del hardware
- Centralizar y descentrarlizar las colas de salidas del sistema
- Crear fácilmente diseños o formularios electrónicos